Conseils
La conception et la préparation d’un bon projet européen commencent de longs mois avant le début de sa réalisation effective. Ce processus, doublé de la phase de sélection par la Commission européenne ou l’une de ses agences décentralisées, prend en général de 12 à 18 mois. Il est donc nécessaire d’identifier très en amont les programmes de financement susceptibles de soutenir votre projet et de prendre le temps, au sein de votre structure d’abord, avec l’ensemble de vos partenaires ensuite, de bien définir les objectifs, les étapes de mise en œuvre et les résultats attendus du projet.
Ainsi, avant de vous lancer dans la réponse à un appel à propositions de la Commission européenne, vous devez savoir :
- quel est l’objectif général du projet (à quoi contribuera-t-il ? par exemple : l’amélioration de l’accès à l’éducation pour les publics en difficulté) ;
- quels sont ses objectifs spécifiques (qu’il devra forcément atteindre, par exemple : l’amélioration du niveau d’insertion sociale et professionnelle des femmes migrantes) ;
- quels sont les besoins et les publics cibles identifiés (selon notre exemple, cela pourra être le besoin d’alphabétisation chez ses femmes migrantes, un accompagnement social spécifique, l’accès à des formations professionnelles dans des secteurs d’emplois ouverts, etc…) ;
- quelle valeur ajoutée la coopération transnationale confère au projet (pourquoi faire un projet de dimension européenne ? les besoins et publics identifiés sont-ils similaires dans les différents pays ? une action collective sera-t-elle plus efficace qu’une action régionale ou nationale ?) ;
- en quoi ce projet sera innovant (inutile de refaire et refaire encore ce qui a déjà été fait…) ;
- qui seront vos partenaires et dans quels pays (quelles relations aviez-vous avec eux avant le montage du projet ? quelle sera la langue de travail et sera-t-elle suffisamment consensuelle ? la localisation géographique de vos partenaires implique-t-elle des précautions financières particulières, etc.)
- si les membres du partenariat seront à même de remplir l’ensemble des tâches à effectuer, ou s’il vous faudra faire appel à des organismes sous-traitants ;
- quel sera le coût global du projet et comment le budget se répartira-t-il entre les différentes natures de coûts (salaires, déplacements, production des résultats, sous-traitance, audit, etc.) ;
- quel sera le degré de motivation et d’implication technique et financière de chaque partenaire ;
- et enfin, s’il existe des sources de financement complémentaires pour le projet (la contribution communautaire n’est jamais totale, elle varie généralement de 50 à 85% ; une contribution des partenaires – sous forme de valorisation de temps de travail par exemple – est souvent obligatoire ; des cofinancements peuvent également être sollicités auprès des collectivités locales, des Etats ou encore de partenaires privés).
Chaque programme de financement européen est différent…
…et par conséquent, chaque dossier de candidature que vous serez amené à soumettre sera spécifique : processus de sélection en une ou plusieurs phases (soumission d’une pré-proposition ou note de présentation succincte puis éventuellement de la proposition finale), formulaire de candidature relativement simple (cas du programme « L’Europe pour les citoyens » par exemple) ou particulièrement long et complexe (cas des programmes EuropeAid ou PCRD notamment), etc. Mais il existe quelques règles applicables à la majorité voire à l’ensemble des programmes et qu’il vous faudra prendre en compte dans la conception de votre projet :
Dimension européenne :
Un financement européen implique presque automatiquement une dimension européenne au projet : celle-ci se traduit par un partenariat transnational et la production et l’exploitation de résultats dans plusieurs pays.
Budget et éligibilité des dépenses :
Le financement communautaire ne saurait, le plus souvent, englober les coûts de conception du projet : ainsi le temps de travail, les éventuels déplacements internationaux, les rencontres de partenaires dans le cadre de la préparation du projet – et plus généralement, toute dépense effectuée avant la signature du contrat de subvention, ne peuvent être inclus dans le budget. Ce dernier est donc toujours et exclusivement lié au programme de travail pendant la période contractuelle de mise en œuvre du projet. Chaque dépense doit être reliée à une tâche prévue par le projet et nécessaire à la bonne conduite de celui-ci. À titre indicatif, les dépenses considérées comme éligibles peuvent être : - des frais de personnel (sous réserve que les hypothèses retenues correspondent aux pratiques en vigueur dans les pays) ;- des frais de déplacement et de séjour (chaque rencontre transnationale doit être justifiée et faire l’objet d’un programme de travail et d’un compte-rendu) ;- des frais de sous-traitance (tels la rétribution de traducteurs, d’imprimeurs, d’évaluateurs, d’auditeurs externes, etc.) ;- des frais généraux ou « administratifs » (un pourcentage de 5 à 10% selon les programmes de financement permet aux porteurs de projet et à leurs partenaires d’inclure dans le budget de leur projet une part des dépenses liées à la gestion courante de leur structure – électricité, loyer, frais postaux, de téléphone, etc.). Cette liste, non exhaustive, exclut toutefois les intérêts et autres frais bancaires, les investissements, les déplacements dans des pays non concernés par le projet et le travail bénévole qui ne peut être valorisé pécuniairement. Des résultats tangibles : Tout projet doit aboutir à des résultats concrets et mesurables. Il peut s’agir de productions pédagogiques, d’études statistiques, de films, de sites Web, etc. En général, ces résultats sont produits dans plusieurs langues (les 3 langues de travail européennes, les langues du partenariat). Chaque rapport final sanctionnant la clôture d’un projet est donc accompagné d’une multitude de documents annexes, qui tendent à démontrer que le projet a bien eu lieu et que les dépenses prévues ont été correctement enregistrées. Effort de valorisation :Chaque projet européen doit donner lieu à une valorisation de ses activités et de ses produits : le soutien financier de la Commission européenne doit être mentionné en toute occasion, et l’ensemble des membres du partenariat doit s’efforcer de faire connaître le projet auprès des bénéficiaires potentiels, mais également des acteurs indirectement concernés et des médias. Cette activité de valorisation doit s’illustrer, dans les rapports d’avancement et rapports finaux d’exécution, par des comptes-rendus des démarches entreprises, des coupures de presse, des photos.
Évaluation interne et externe : L’évaluation constitue une partie essentielle des activités à accomplir pendant la période de mise en œuvre. Selon les contraintes du programme communautaire dans lequel votre projet s’inscrit, et aussi parfois selon la « taille financière » de celui-ci, l’évaluation peut être double. Une évaluation externe devra être confiée à un organisme sous-traitant chargé de s’assurer que les résultats atteints correspondent bien aux résultats envisagés et pour lesquels le projet a bénéficié du soutien communautaire. L’évaluateur pourra aussi, dans certains cas, jouer un rôle de conseil tout au long de la réalisation du projet, afin que les partenaires ne s’éloignent pas trop de leurs engagements initiaux. Par ailleurs, les partenaires pourront se soumettre et soumettre l’ensemble des acteurs concernés par le projet (bénéficiaires directs et indirects) à un processus d’évaluation interne, sorte d’auto-critique permanente en vue d’optimiser les relations de travail et la qualité des résultats produits. Enfin, gardez à l’esprit qu’une subvention européenne résulte d’un contrat !Tout projet, aussi novateur et enthousiasmant soit-il, ne pourra bénéficier d’un soutien financier communautaire que s’il répond aux orientations de la politique européenne à l’origine de ce mécanisme de soutien. Vous aurez donc peut-être le sentiment en remplissant le formulaire de candidature de devoir abandonner certains aspects du projet que vous aviez en tête, ou au contraire d’en prévoir de nouveaux. Ne prenez pas ces contraintes à la légère car elles deviendront contractuelles si votre projet est sélectionné et pourront donc faire l’objet d’un remboursement partiel ou total de la subvention accordée en fin de parcours si vous ne les avez pas prises en compte.
